Benefícios do uso dos 5 sensos (5S) em laboratórios

“Laboratório mais organizado em cinco etapas”

Promover práticas sustentáveis através de hábitos e valores culturais mais eficientes tem se tornado meta no cenário empresarial dos dias atuais.
É a partir da aplicação dessas práticas que os colaboradores das empresas se tornam mais produtivos e engajados com o cumprimento das suas atividades de forma satisfatória.

O 5S é uma das técnicas mais populares de gestão de qualidade no mundo. Muitas pessoas acreditam que mais do que uma ferramenta, a metodologia criada no Japão por Hiroyuki Hirano, no período da Segunda Guerra Mundial, é uma filosofia que auxilia a manter todo o laboratório e até a vida de forma mais organizada, limpa e produtiva. Seja para auxiliar na
0implementação da qualidade no laboratório, ou para organizar e melhorar processos, o 5S pode ajudar muito na condução das tarefas gerenciais.
Possui como objetivo promover resultados organizacionais eficazes e melhor desempenho entre os colaboradores.

O que são os 5S?

Os 5S são as letras iniciais das palavras em japonês Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu e Shitsuke e que podem ser traduzidas para o Português como Classificar, Organizar, Limpar, Padronizar e Manter. Engana-se quem pensa que seu fácil entendimento é o suficiente para conduzir o laboratório: é preciso muita disciplina em sua implementação, além de mudanças de atitudes e comportamentos, envolvendo o comprometimento de todos. Confira abaixo um pouco sobre cada etapa do 5S.

Seiri – Classificação/Seleção

É momento de olhar para o seu espaço de trabalho e avaliar tudo o que é relevante para a atividade, descartando o que for supérfluo. Classificar a importância de cada objeto é fundamental para que seu laboratório se torne mais eficaz e focado, pois com o tempo é comum se juntar objetos que atrapalham as atividades e desviam a sua atenção e a dos seus colaboradores
Faça uma reflexão:
• Nós precisamos disso?
• O que deve ser jogado fora?
• O que guardar?
• Onde isso pode ser útil?
• O que deve ser consertado?
• O que vale a pena vender?
Os principais resultados encontrados a partir deste senso são:
• Melhor controle dos estoques;
• Redução de custos com os itens;
• Facilidade de limpeza;
• Ganho de espaço.

Seiton – Organização

Depois de descartar tudo que não é necessário para a execução das atividades, é preciso organizar o que restou no seu ambiente de trabalho e verificar qual o melhor lugar para armazenar cada item. Ver todos os materiais em cima da bancada de forma desorganizada pode trazer uma percepção negativa do laboratório.
Faça uma reflexão:
• Existe um lugar para cada item necessário?
• Os itens estão nos lugares definidos?
• Após o uso, os itens voltam para os seus lugares respectivos?
Os principais resultados são:
• Facilidade na localização das ferramentas no dia a dia;
• Economia de tempo na utilização;
• Diminuição de descolamento;
• Redução de locais inseguros.

Seisô – Limpeza

Após a organização, é preciso que as coisas estejam limpas. Para o laboratório, mais do que uma dica, isso deve ser uma regra.
Faça uma reflexão:
• O que está causando a sujeira do ambiente?
• Cada um está responsável pelo seu espaço?
• Como a limpeza contribui para a melhoria do ambiente?
• Os itens são guardados limpos e higienizados?
• Os ambientes estão limpos?
Os benefícios da limpeza são:
• Melhor conservação dos equipamentos;
• Ambiente de trabalho saudável e limpo;
• Redução da possibilidade de acidentes.

Seiketsu – Padronização

A padronização auxilia na definição da cultura da empresa, e facilita para que os novos entrantes já se moldem ao que foi desenvolvido como as melhores práticas para o laboratório. Neste senso, uma das finalidades é garantir que os três primeiros S (seleção, organização e limpeza) não se percam. Faça a reflexão:
• Existem padrões para manter as coisas em ordem?
Os principais benefícios da padronização são:
• Melhoria das marcações nas áreas comuns;
• Facilidade de localização e identificação de objetos;
• Melhoria nas sinalizações de segurança.

Shitsuke – Manutenção/Autodisciplina

Depois de todas as etapas anteriores, a Shitsuke diz respeito a manutenção do que foi conquistado. Quando a empresa chega nesta última etapa, é importante reforçar que essa metodologia deve se tornar um hábito – ou uma cultura.
Sua missão é baseada no comprometimento com as etapas anteriores e depende muito da autogestão, e seu objetivo é controlar e manter a disciplina entre os colaboradores de forma que todos os S sejam mantidos e aplicados de forma contínua.

Reflita:
• Existe uma disciplina para manter as coisas no lugar certo?
• Está clara a rotina do 5S para todos os seus colaboradores?
• As pessoas estão comprometidas?
,Diante de um ambiente em que existe a disciplina, se torna possível obter benefícios como:
• Maior qualidade e produtividade no trabalho;
• Maior facilidade para encontrar problemas;
• Diminuição do desperdício de tempo na busca por itens utilizados no ambiente de
trabalho;
• Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos;
• Diminuição das falhas humanas;
• Aumento da confiança dos colaboradores.

A partir da utilização dos cinco sensos, os colaboradores são levados a entenderem os seus papéis dentro da organização e os torna parte fundamental nos resultados apresentados.
E é com base nisso e na busca pela melhoria contínua dos produtos e serviços que as empresas vem buscando realizar mudanças culturais e aplicando programas de qualidade como meio de se obter a vantagem competitiva necessária que irá garantir ótimos resultados a curto, médio e longo prazo.

Por que é difícil pôr em prática o 5s?

Apesar de aparentemente ser uma metodologia de fácil utilização, se você não ficar atento a algumas variáveis pode ser que seu resultado não seja tão efetivo. Separamos alguns pontos que você precisa considerar para aplicar o 5S no laboratório.

1. Comprometimento da alta direção:

Essa metodologia não é algo que pode ser delegada somente aos colaboradores, é
fundamental que a direção lidere pelo exemplo. Além disso, é preciso apoio para
desenvolver a estruturação do programa, definir suas regras, rotinas, equipes e formas de avaliação.

2. Equipe de implementação

É preciso montar uma equipe responsável pelo projeto, mesmo que o seu laboratório seja pequeno e não tenha muitos funcionários, escolha pessoas motivadas em criar um ambiente melhor e que traga resultados mais consistentes.

3. Treinamento é fundamental

Não basta apenas sair usando os 5’s, é necessário colocar todos os colaboradores a par dessa técnica. Quanto mais repetições de treinamento houverem, mais fácil as pessoas irão captar a essência dessa técnica e poderão passar adiante para os colegas.

4. Manutenção do programa

Você deve manter o 5S sempre vivo por meio de auditorias frequentes, reuniões de líderes, reuniões de sensibilização e comunicação da evolução do programa, além de treinamentos de reciclagem. Ao reservar sempre um espaço para tratar sobre isso na agenda, as chances desta técnica entrar em esquecimento são bem menores.

5. Resistência

Mexer na rotina e sair da zona de conforto, para quem já estava acomodado pode aumentar a resistência de aprendizado dessa técnica, por isso é imprescindível inspirar os funcionários e mostrar os benefícios que os 5’s podem levar ao trabalho que eles já realizam, como mais
praticidade e organização na hora de trabalhar.

6. Pode gerar descrédito dos colaboradores

Como qualquer projeto que a gestão não leva a sério, caso as ações de melhoria não sejam tomadas e o programa de implementação dos 5s não evolua na visão dos colaboradores, isso pode gerar descrédito por parte dos funcionários. Por isso a importância de engajar o time e partir deles as mudanças.

Todos os programas de gestão de qualidade só acontecem quando o time é engajado. O engajamento de todos é a chave para o sucesso.
Sozinho vamos mais rápido, mas juntos vamos mais longe, e para qualquer programa de qualidade o que se busca é a perenidade dos programas para garantia de excelência das operações.

Autor: Michele Severo Andrade Aquino

Referências:

https://www.aceleralab.com.br